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    打開PPT演示文稿，單擊“大綱”，在左側“幻燈片/大綱”任務窗格的“大綱”選項卡里單擊一下鼠標，按“Ctrl+A”組合鍵全選內(nèi)容，然后使用“Ctrl+C”組合鍵或右鍵單擊在快捷菜單中選擇“復制”命令，將內(nèi)容粘貼到Word里。這種方法會把原來幻燈片中的行標、各種符號原封不動復制下來。打開要轉換的PPT幻燈片，單擊“文件→發(fā)送→Microsoft Word”菜單命令。然后選擇“只使用大綱”單選按鈕，并單擊“確定”按鈕，等一會就發(fā)現(xiàn)整篇PPT文檔在一個Word文檔里被打開。在轉換后會發(fā)現(xiàn)Word有很多空行。在Word里用替換功能全部刪除空行可按“Ctrl+H”打開“替換”對話框，在“查找內(nèi)容”里輸入“^p^p”，在“替換為”里輸入“^p”，多單擊幾次“全部替換”按鈕即可。(“^”可在英文狀態(tài)下用“Shift+6”鍵來輸入)。
        打開PPT演示文稿，單擊“大綱”，在左側“幻燈片/大綱”任務窗格的“大綱”選項卡里單擊一下鼠標，按“Ctrl+A”組合鍵全選內(nèi)容，然后使用“Ctrl+C”組合鍵或右鍵單擊在快捷菜單中選擇“復制”命令，將內(nèi)容粘貼到Word里。這種方法會把原來幻燈片中的行標、各種符號原封不動復制下來。打開要轉換的PPT幻燈片，單擊“文件→發(fā)送→Microsoft Word”菜單命令。然后選擇“只使用大綱”單選按鈕，并單擊“確定”按鈕，等一會就發(fā)現(xiàn)整篇PPT文檔在一個Word文檔里被打開。在轉換后會發(fā)現(xiàn)Word有很多空行。在Word里用替換功能全部刪除空行可按“Ctrl+H”打開“替換”對話框，在“查找內(nèi)容”里輸入“^p^p”，在“替換為”里輸入“^p”，多單擊幾次“全部替換”按鈕即可。(“^”可在英文狀態(tài)下用“Shift+6”鍵來輸入)。
    用PPT設計多媒體演示讓效果更突出整體設計感。PowerPoint是個很實用的多媒體演示軟件，但在具體制作過程中，會為有些創(chuàng)作構想得不到軟件的支持而苦惱。其實，變通一下就會柳暗花明。使剪貼畫靈活改變顏色。在演示文稿中插入剪貼畫后，若覺得顏色搭配不合理，肯定會選“圖片”工具欄中的“圖片重新著色”。乍一看挺好，但一改動問題就來了。比如你想把該畫中的一部分黑色改成紅色，它卻把全部黑色都改成了紅色，太呆板了。怎么辦？沒關系，你可以這樣做：選中該剪貼畫。單擊繪圖工具欄中的“繪圖”。單擊“取消組合”，這時會出現(xiàn)一個對話框“這是一個輸入的對象……”。單擊“確定”，會看到一個選定變成多個選定。在選定外空白處單擊一下。選中要改變的那一部分對象（有些可以再分解）。單擊繪圖工具欄中的“填充”，選擇所需顏色。這樣一來改變顏色可靈活多了。
    經(jīng)常聽到有人這樣說：“對不起，我沒有看到您的幻燈片。聽說它很不錯，您可以把您的PowerPoint幻燈片發(fā)給我嗎?”但如果它們是不錯的幻燈片，沒有您的解說，它們就沒有多大用處。所以除了PowerPoint幻燈片以外，最好還要準備一份書面資料，強調并詳細說明演示中的內(nèi)容。向觀眾發(fā)送說明幻燈片的詳細書面宣傳材料，比僅用 PowerPoint幻燈片，更利于觀眾理解演示的內(nèi)容。在演示完成以后，再向觀眾發(fā)放一份詳細的宣傳材料或印刷物，您就不必用大量文本來填充 PowerPoint幻燈片。
    PPT是多媒體的代名詞。但這個多媒體，卻一直因為無聲而名不副實。細分析，無聲原因有三:一是PPT的商務特點限制了聲音的應用，畢竟在商務會議場所，人們需要集中精力思考，無論是背景音樂還是動畫聲音都會給人們帶來干擾;二是PPT軟件設計的功能限制了聲音的應用，PPT軟件生下來就沒有為聲音的應用做好充分準備，僅僅了這一功能，對聲音的編輯、優(yōu)化等功能，PowerPoint還無心顧及;三是PPT人群實在太廣，經(jīng)理、文員、老師、銷售代表、老總、領導、甚至一些小學生都成了PPT技術員，大家相關的知識儲備遠不夠，缺乏聲 音素材、缺乏聲音感覺、缺乏聲音編輯的技術，但不知不覺中，有人還是嘗試起來，結果聲音應用不專業(yè)，特別有些動作聲音常常引來觀眾一陣嘩然。
    網(wǎng)上很多模板主要是奔著好看而秀的。本身就沒有考慮過實際應用，常見的毛病就是字號和色彩。字小的時候蠻好看，但是投影出來看不清，字大了，立刻不好看了。色彩反差小，投影出來不清晰，自己又把握不住該用什么顏色。不會改PPT。這個問題最多的就是圖表處理，當我們發(fā)現(xiàn)一個優(yōu)秀的PPT在拿來借鑒的時候，往往不會是那么貼合的，比如對方是三個框，而自己的稿子剛好有四條內(nèi)容，怎么辦。復制一個卻不知道怎么放，用什么顏色。這就是不會改別人的PPT。還有很多PPT是基于整個PPT的統(tǒng)一性，如果只借鑒了某一頁的內(nèi)容，往往色彩對不上，創(chuàng)意丟失等。
    PT是什么？就是一種展示的工具。就中間層次的需求而言，把你所需要表達的內(nèi)容、思想順利表達，也就算達到了目的�？墒牵@真的就夠了嗎？就現(xiàn)在大家對PPT的認識而言，適應中間層次需求的PPT有一個問題，就是你運用PPT展示了你的內(nèi)容和思想，展示的也不錯，可是，還是不亮眼，不吸引人。于是，雖然你已經(jīng)清晰表達了你的意思，可是觀眾沒有被吸引。
    在PowerPoint中，要想制作出具有相同格式的文本框、自選圖形、圖片、藝術字等（比如相同的填充效果、線條色、文字字體、陰影設置等），可以先設置好其中一個對象，選中它后再單擊“開始”菜單中常用工具欄上的“格式刷”工具，然后單擊其它對象。如果有多個對象，只要雙擊“格式刷”工具，再連續(xù)“刷”這些對象。完成操作后，再次單擊“格式刷”就可以了。如果在幻燈片中插入很多圖片等對象，在編輯的時候將不可避免地重疊在一起，妨礙我們工作，怎樣讓它們暫時消失呢？方法如下：首先，單擊“開始”菜單，展開“選擇”選項后再單擊“選擇窗格”，在工作區(qū)域的右側會出現(xiàn)“選擇和可見性”窗格。在此窗格中，列出了所有當前幻燈片上的“形狀”，并且每個“形狀”右側都有一個“眼睛”圖標，單擊“眼睛”圖標，就可以把擋住視線的“形狀”隱藏起來。注意：被隱對象在播放幻燈片時也不會出現(xiàn)。
    一般制作者害怕在幻燈片的圖表中加入過多的數(shù)據(jù)。有幾種以圖表形式顯示數(shù)據(jù)的方法;以下是需要緊記的工具：經(jīng)常問自己這個問題：“我需要多少細節(jié)?”一般制作者害怕在幻燈片的圖表中加入過多的數(shù)據(jù)。有幾種以圖表形式顯示數(shù)據(jù)的方法;以下是需要緊記的工具：圓餅圖：用于顯示比例。將分割塊的數(shù)目限制在4-6塊，用顏色或碎化的方式突出最重要的塊。柱狀圖：用來顯示一段時間內(nèi)數(shù)量的變化情況。將豎條的數(shù)目限制在4-8條最佳。條形圖：用來比較數(shù)量。例如，比較公司四個部門的銷售額。曲線圖：用于說明趨勢。例如，上面這幅簡單的曲線圖說明我們的銷售在逐年增長。增長趨勢良好。最后的箭頭強調一個問題：我們將來的發(fā)展似乎不錯。
    在內(nèi)容中需要重點強調的，要懂得取舍，不要這個重要就涂紅，那個也重要就涂藍，還有比較重要再涂成綠的，這樣就花花綠綠，不知所云了。面對這種情況一種處理方式是把需要突出的要點，單獨做出來；另一種方式是，只強調最重要的一兩點就行了。VIP原則。所謂的VIP就是在一個頁面中仔細的去琢磨那個信息最重要，把這條信息當成這一頁的VIP，把最醒目的顏色、最醒目的位置、最寬敞的空間留給他。就像銀行一樣，大家排隊擠別理他，照顧好你的VIP就行，即使你一整屏都是密密麻麻的文字，但至少要有1/5的地方空出來，把你的VIP信息瀟灑的放進去。這樣就能保證對方至少看清楚了一條信息。
讓效果更突出整體設計感。PowerPoint是個很實用的多媒體演示軟件，但在具體制作過程中，會為有些創(chuàng)作構想得不到軟件的支持而苦惱。其實，變通一下就會柳暗花明。使剪貼畫靈活改變顏色。在演示文稿中插入剪貼畫后，若覺得顏色搭配不合理，肯定會選“圖片”工具欄中的“圖片重新著色”。乍一看挺好，但一改動問題就來了。比如你想把該畫中的一部分黑色改成紅色，它卻把全部黑色都改成了紅色，太呆板了。怎么辦？沒關系，你可以這樣做：選中該剪貼畫。單擊繪圖工具欄中的“繪圖”。單擊“取消組合”，這時會出現(xiàn)一個對話框“這是一個輸入的對象……”。單擊“確定”，會看到一個選定變成多個選定。在選定外空白處單擊一下。選中要改變的那一部分對象（有些可以再分解）。單擊繪圖工具欄中的“填充”，選擇所需顏色。這樣一來改變顏色可靈活多了。
    經(jīng)常聽到有人這樣說：“對不起，我沒有看到您的幻燈片。聽說它很不錯，您可以把您的PowerPoint幻燈片發(fā)給我嗎?”但如果它們是不錯的幻燈片，沒有您的解說，它們就沒有多大用處。所以除了PowerPoint幻燈片以外，最好還要準備一份書面資料，強調并詳細說明演示中的內(nèi)容。向觀眾發(fā)送說明幻燈片的詳細書面宣傳材料，比僅用 PowerPoint幻燈片，更利于觀眾理解演示的內(nèi)容。在演示完成以后，再向觀眾發(fā)放一份詳細的宣傳材料或印刷物，您就不必用大量文本來填充 PowerPoint幻燈片。
    PPT是多媒體的代名詞。但這個多媒體，卻一直因為無聲而名不副實。細分析，無聲原因有三:一是PPT的商務特點限制了聲音的應用，畢竟在商務會議場所，人們需要集中精力思考，無論是背景音樂還是動畫聲音都會給人們帶來干擾;二是PPT軟件設計的功能限制了聲音的應用，PPT軟件生下來就沒有為聲音的應用做好充分準備，僅僅了這一功能，對聲音的編輯、優(yōu)化等功能，PowerPoint還無心顧及;三是PPT人群實在太廣，經(jīng)理、文員、老師、銷售代表、老總、領導、甚至一些小學生都成了PPT技術員，大家相關的知識儲備遠不夠，缺乏聲 音素材、缺乏聲音感覺、缺乏聲音編輯的技術，但不知不覺中，有人還是嘗試起來，結果聲音應用不專業(yè)，特別有些動作聲音常常引來觀眾一陣嘩然。
    網(wǎng)上很多模板主要是奔著好看而秀的。本身就沒有考慮過實際應用，常見的毛病就是字號和色彩。字小的時候蠻好看，但是投影出來看不清，字大了，立刻不好看了。色彩反差小，投影出來不清晰，自己又把握不住該用什么顏色。不會改PPT。這個問題最多的就是圖表處理，當我們發(fā)現(xiàn)一個優(yōu)秀的PPT在拿來借鑒的時候，往往不會是那么貼合的，比如對方是三個框，而自己的稿子剛好有四條內(nèi)容，怎么辦。復制一個卻不知道怎么放，用什么顏色。這就是不會改別人的PPT。還有很多PPT是基于整個PPT的統(tǒng)一性，如果只借鑒了某一頁的內(nèi)容，往往色彩對不上，創(chuàng)意丟失等。
    PT是什么？就是一種展示的工具。就中間層次的需求而言，把你所需要表達的內(nèi)容、思想順利表達，也就算達到了目的�？墒�，這真的就夠了嗎？就現(xiàn)在大家對PPT的認識而言，適應中間層次需求的PPT有一個問題，就是你運用PPT展示了你的內(nèi)容和思想，展示的也不錯，可是，還是不亮眼，不吸引人。于是，雖然你已經(jīng)清晰表達了你的意思，可是觀眾沒有被吸引。
    在PowerPoint中，要想制作出具有相同格式的文本框、自選圖形、圖片、藝術字等（比如相同的填充效果、線條色、文字字體、陰影設置等），可以先設置好其中一個對象，選中它后再單擊“開始”菜單中常用工具欄上的“格式刷”工具，然后單擊其它對象。如果有多個對象，只要雙擊“格式刷”工具，再連續(xù)“刷”這些對象。完成操作后，再次單擊“格式刷”就可以了。如果在幻燈片中插入很多圖片等對象，在編輯的時候將不可避免地重疊在一起，妨礙我們工作，怎樣讓它們暫時消失呢？方法如下：首先，單擊“開始”菜單，展開“選擇”選項后再單擊“選擇窗格”，在工作區(qū)域的右側會出現(xiàn)“選擇和可見性”窗格。在此窗格中，列出了所有當前幻燈片上的“形狀”，并且每個“形狀”右側都有一個“眼睛”圖標，單擊“眼睛”圖標，就可以把擋住視線的“形狀”隱藏起來。注意：被隱對象在播放幻燈片時也不會出現(xiàn)。
    一般制作者害怕在幻燈片的圖表中加入過多的數(shù)據(jù)。有幾種以圖表形式顯示數(shù)據(jù)的方法;以下是需要緊記的工具：經(jīng)常問自己這個問題：“我需要多少細節(jié)?”一般制作者害怕在幻燈片的圖表中加入過多的數(shù)據(jù)。有幾種以圖表形式顯示數(shù)據(jù)的方法;以下是需要緊記的工具：圓餅圖：用于顯示比例。將分割塊的數(shù)目限制在4-6塊，用顏色或碎化的方式突出最重要的塊。柱狀圖：用來顯示一段時間內(nèi)數(shù)量的變化情況。將豎條的數(shù)目限制在4-8條最佳。條形圖：用來比較數(shù)量。例如，比較公司四個部門的銷售額。曲線圖：用于說明趨勢。例如，上面這幅簡單的曲線圖說明我們的銷售在逐年增長。增長趨勢良好。最后的箭頭強調一個問題：我們將來的發(fā)展似乎不錯。
    在內(nèi)容中需要重點強調的，要懂得取舍，不要這個重要就涂紅，那個也重要就涂藍，還有比較重要再涂成綠的，這樣就花花綠綠，不知所云了。面對這種情況一種處理方式是把需要突出的要點，單獨做出來；另一種方式是，只強調最重要的一兩點就行了。VIP原則。所謂的VIP就是在一個頁面中仔細的去琢磨那個信息最重要，把這條信息當成這一頁的VIP，把最醒目的顏色、最醒目的位置、最寬敞的空間留給他。就像銀行一樣，大家排隊擠別理他，照顧好你的VIP就行，即使你一整屏都是密密麻麻的文字，但至少要有1/5的地方空出來，把你的VIP信息瀟灑的放進去。這樣就能保證對方至少看清楚了一條信息。