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    適當?shù)臅r候使用視頻或音頻。應用視頻短片對具體的例子進行說明，可提高主動認知能力，這是人們自然的學習方式。在PowerPoint中，不必利用應用程序或打開錄像機就可使用視頻短片。應用視頻不僅可以更好地說明您的觀點，還可以作為變換口味的手段，因而能夠激發(fā)觀眾的興趣。根據(jù)多媒體學習理論的細分原則，當信息以小塊或小片段的形式呈現(xiàn)時，更易于人們理解。離開幻燈片視圖進入幻燈片細分視圖，您可以查看演示播放的邏輯流程。在這個視圖中，您可以將一個幻燈片分割成二個或三個幻燈片，這樣幻燈片就具有更加自然與邏輯化的流程或進程。您還可以從觀眾的角度了解幻燈片的總體效果。并且發(fā)現(xiàn)更多可以被刪除的無關緊要的視覺數(shù)據(jù)，增加幻燈片的視覺清晰度，提高信息傳達效果。
    一個成功的PPT課件，除了內容要精彩之外，漂亮的頁面設計也很重要，這樣就能在第一時間吸引人的目光。使用網格對齊對象。通過網格，powerpoint可以快速對齊頁面中的圖像、圖形、文字塊等元素，使得版面整齊好看。方法如下：在屏幕空白處右擊鼠標，在彈出的快捷菜單中選擇“網格和參考線”命令。在打開的對話框中，選中“對象與網格線對齊”及“屏幕上顯示網格”選項，單擊“確定”按鈕后屏幕上將顯示網格線。將要對齊排列的對象拖到網格附近，它們就會自動吸附到網格線上并對齊�？焖傥⒄{對象位置。在幻燈片中，用鼠標或鍵盤上的方向鍵來調整圖形等對象的位置，至少按照10個像素為單位進行調節(jié)，有時顯得不太精確。我們可以先選定要調整位置的對象，按下Ctrl鍵不放，再連續(xù)按鍵盤上的方向鍵，就可以1個像素為單位對對象的位置進行微調。快速對齊圖形等對象。除了借助網格線，還有另外一個快速對齊對象的方法。在幻燈片中，按住Shift鍵或Ctrl鍵不放，然后點選所有要對齊的對象。單擊“格式”菜單，展開“對齊”選項，會出現(xiàn)“左對齊”、“頂端對齊”等多個命令，根據(jù)需要選擇相應的命令即可。
    創(chuàng)藝享PPT設計師一般會選用“微軟雅黑字體”，然后執(zhí)行“工具→選項”命令，打開“選項”對話框，切換到“保存”標簽下，選中其中的“嵌入微軟雅黑字體”選項，確定返回，然后再保存（或另存）相應的演示文稿即可。在PPT設計過程中，為了減少幻燈片的容量，在選中“嵌入微軟雅黑字體”選項后，再選定下面的“僅嵌入演示文稿中使用的字符”選項。如果要讓此字體可以供他人編輯，選定下面的“嵌入所有字符”選項。如果您打開了一個新的演示文稿，且需要帶走其中的字體，需要重復上面的操作。
    下一張幻燈片、計時、以及各種功能按鈕，站上講臺臨危不亂。設置欄中的各項，提供給演講者臨時隱藏page的功能，演講者還可以通過計時功能在演講前好好總結自己的臨場語言，甚至直接錄制一段滿意的旁白，協(xié)助自己的臨場發(fā)揮。最左側的放映欄大家應該再熟悉不過了，從頭開始依舊是經典的“F5”，沒有太多出奇。但是不得不提一下聯(lián)機演示這個功能。這對異地或者多地PPT演示有極大的幫助，接受協(xié)議就會彈出一個URL，將URL分享給任何能聯(lián)網的設備，通過瀏覽器就可以實現(xiàn)在一臺PC上放映，多臺設備同時觀看的功能，非常實用!
    人的解說，是建立在充分了解PPT所要展示的信息基礎上，因此，PPT所要展示的信息應該是人解說需要遵循的一個梗概和思路，只是起到提示作用，而不應該是主要作用。解說的最高境界應該是提前計時后，PPT的展示和解說融合為一體，演示者不需對PPT進行暫停，解說完畢時，PPT停止。在解說中，要注意在能用圖示看清楚說明問題的，一帶而過，用圖示說明。圖示說明不了，用適當?shù)慕庹f仍不能表達清楚的，說明圖示有問題。
    PPT 的要素分為圖像、聲音、動作、人的解說、文字等幾個要素，其中以圖像和文字是PPT最為重要元素，在展示PPT的同時，人的思維里所有信息是連接到圖像和文字上的，人的解說也是跟著PPT走的，其他包括聲音和動作等也是為了展示需要進行的多功能輔助。下面就PPT的幾個功能進行分類描述，給大家工作中作為參考：圖像是ppt區(qū)別于Excel和Word及其他辦公軟件的主要特點，所以PPT要突出這個特點，并利用多種手法把圖像的展示性發(fā)揮到極致，其他所有手段都要為了圖像這個元素服務。圖像元素包括：圖片、圖表、線條組合、文字模塊、色彩等所有能形成圖像的其他元素的組合。
    即一個Powerpoint不能超過10張幻燈片，演講總長不能超過20分鐘，而且幻燈片的字體要大于30號。他說，不管你的想法是否能夠顛覆世界，你必須要在有限的時間里，用較少的幻燈片和精煉的語言將其精華傳達給聽眾。“少即是多”。觀眾的忍耐力是有限度的，所以你的PPT最好標示出演講的進度和大體的頁數(shù)。不要傻傻的以為，把更多的信息放在PPT上，你的觀眾就越容易記住你的信息。其實盡量少和精簡你的PPT內容，通過你的闡釋觀眾更加容易記住。所以第一個方法是盡量讓你的PPT看起來盡可能的簡潔。"讓你的圖片說話".這好像是地球人都知道的“真理”，不就是PPT的圖像化嘛，可是為什么還有人用劣質的圖片損害我們的眼睛呢？所以，使用高分辨率圖像，不要用那種很小的圖片，那樣只會降低觀眾對你演講的興趣度。Garr Reynolds的博客有詳細介紹。
    在整個幻燈片演示中使用相同的字體，補充字體不要超過兩個(如Arial和Arial粗體)。確信自己了解 serif字體(如Times New Roman)和sans-serif字體(如Helvetica或Arial)之間的差異。含有大量文本的材料大多用serif字體。據(jù)說這種字體在小磅值下更易于閱讀，但對于屏幕演示而言，由于幻燈機的分辨率相對較低，使用這種字體可能不夠清晰。sans -serif字體一般用來制作PowerPoint演示，但應盡量避免使用千篇一律的Helvetica字體。我經常使用Gill Sans字體，因為它界于serif字體與sans-serif字體之間，看起來專業(yè)而友好，并具有“交談效果”。不管使用哪個字體，都必須保證在房間后面看得清文字。
    方法很簡單，就是先理清內容之間的邏輯關系，逐頁地放到對應的 PPT 頁面上，然后，再統(tǒng)一地對所有頁面進行設計。當我們都在默認模版中寫內容時，默認的字體是宋體，背景是白色。而如果我們能在制作幻燈片之前，就把這些默認的設計方案進行修改的話，定義成我們想要的字體，色彩和背景，無疑會減少一大部分換字體，換顏色，換背景的重復操作，從而節(jié)約時間。我們都做過幻燈片，都知道在一套完整的幻燈片中，難免會有些內容是相似的，比如說某幾頁都是展示表格的，某幾頁都是放視頻的，還有幾頁是展示大段文字內容的。對于這些內容相似的頁面，我們可以提前在幻燈片母版中設計幾款對應的內容版式。如果你經常做的幻燈片內容是相似的，比如說經常做本公司的一些 PPT ，那么，你就可以建立一個常用的素材庫，比如包含經常使用的小圖標，圖片素材，矢量形狀等。這樣，當你在以后每次制作幻燈片時，都可以從中進行挑選。